苏州市残疾人福利基金会档案管理制度
第一章 总 则
第一条 为全面规范苏州市残疾人福利基金会（以下简称 “基金会”）各类档案的收集、整理、归档、保管、借阅、移交、销毁全过程管理，维护档案的完整、安全与有效利用，留存扶残助残公益工作史料，保障基金会日常运转、项目实施、财务审计、年检核查、监督公示等工作有序开展，依据《中华人民共和国档案法》《档案管理条例》《基金会管理条例》《慈善组织档案管理规范》及基金会章程，结合本单位助残公益业务实际，制定本制度。
第二条 本制度适用于基金会所有门类档案管理工作，涵盖文书档案、项目业务档案、财务会计档案、人事档案、固定资产档案、合同协议档案、法务舆情档案等；基金会各部门（项目部、信息宣传部、财务部）形成的全部纸质档案、电子档案、实物档案均遵照本制度执行。
1.统一管理、分级负责：秘书处作为档案归口管理部门，统筹全部档案工作；各部门负责本部门文件材料归档工作。
2.规范整理、分类保管：按照档案标准分类立卷，纸质与电子档案同步归档，妥善存放。
3.安全保密、依规利用：严守档案保密纪律，区分公开档案与涉密内部档案，借阅调取履行审批手续。
4.留存备查、接受监督：档案保存期限满足民政年检、审计检查、捐赠人溯源、社会监督要求。
第二章 档案管理职责
第四条 档案管理责任划分
1.分管领导：由基金会秘书长分管档案具体工作。
2.每个部门确定 1 名档案管理员，具体承担本部门档案收集、立卷、入库保管、台账登记、电子档案备份等日常工作；配合民政、审计、纪检等上级部门调阅、核查档案资料；工作人员离岗、离职前，必须完成手头所有文件资料交接，办结档案交接完毕方可办理离职手续。
第三章 档案归档范围与分类
第五条 归档档案主要类别
（一）公益项目档案（核心业务档案）
各类助残项目全过程资料，一项目一卷。
（二）财务会计档案
会计凭证、会计账簿、财务报表、银行对账单、审计报告、票据存根、预决算资料、税务资料、资产盘点资料等，依照会计档案管理规定单独立卷归档。
（三）人事档案
工作人员入职资料、劳动合同、考勤、考核、社保、离职手续等人事相关材料。
第四章 归档时间、整理与立卷要求
第六条 归档时限
1.已结项公益项目：项目验收结束后 15 个工作日内，全套资料整理归档；
2.财务档案：会计年度结束后次年 3 月底前完成立卷归档；
第七条 保管期限划分
永久保存档案：基金会章程、理事会重大决议、设立登记注销资料、年度审计报告；
定期 30 年：常规公益项目档案、大额合同、重要往来公文；
会计档案：严格按照国家会计档案保管期限规定执行。
第五章 档案保密管理
第八条 涉及财务收支、未公开项目方案、人事信息、内部会议决议、舆情处置内容的档案属于内部保密资料，严禁擅自对外传播。
第九条 档案档案管理员不得私自摘抄、泄露档案涉密内容。
第十条 作废文稿、过期草稿不得随意丢弃，统一粉碎销毁，防止信息外泄。
第十一条 发生档案丢失、泄密事件，立即上报领导，并依规追究相关人员责任。
第六章 到期档案鉴定与销毁
第十二条 到期档案鉴定
1.达到保管期限的档案，由秘书处员牵头，联合各部门组成鉴定小组逐一甄别。
2.仍有查考价值的，延长保管期限。
3.无留存、查证价值的，列入销毁清单。
第十三条 销毁审批与流程
1.编制《档案销毁清册》，列明档案名称、数量、年度、保管期限，提交秘书长审核、理事会审议批准，并向市残联报备后方可销毁。
2.销毁实行双人监销，销毁完毕后监销人签字确认，销毁清册永久存档备查。
3.严禁个人私自销毁任何档案资料。
第七章 移交、变动与责任追究
第十四条 人员变动档案交接
档案管理员岗位调整、离职，必须逐项清点全部库存档案、电子备份、制作交接清单，双方及监交人三方签字完成交接，未交接清楚不得离岗。
第十五条 违规责任追究
有下列情形之一的，对相关责任人予以批评教育；造成档案损毁、丢失、泄密、公益资料无法追溯，给基金会带来负面影响或审计风险的，依规追责；涉嫌违法的，移交司法机关：
1.应归档资料拒不上交、私自留存、带走的；
2.涂改、撕毁、损毁、丢失档案的；
3.擅自销毁、转借、对外泄露涉密档案内容的。
第八章 附则
第十六条 本制度未尽事宜，按国家法律法规执行。
第十七条 本制度由苏州市残疾人福利基金会秘书处负责解释。
第十八条 本制度经苏州市残疾人福利基金会三届四次理事会审议通过后执行。