苏州市残疾人福利基金会会计档案管理制度
第一章 总则
第一条 为加强苏州市残疾人福利基金会（以下简称 “基金会”）会计档案管理，规范会计档案的收集、整理、保管、查阅、销毁等工作，保证会计档案的真实、完整、安全和有效利用，根据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》《民间非营利组织会计制度》《基金会管理条例》及基金会章程等相关规定，结合基金会实际情况，制定本制度。
第二条 本制度所称会计档案，是指基金会在会计核算过程中形成的，记录和反映基金会经济业务活动的会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料，包括电子会计档案和纸质会计档案。
第三条 会计档案管理遵循统一管理、分级负责、安全保密、便于查阅的原则，明确专人负责，建立健全全流程管理体系，确保会计档案管理工作符合国家法规和基金会内部管理要求。
第四条 本制度适用于基金会所有会计档案的形成、收集、整理、立卷、保管、移交、查阅、复制和销毁等相关工作，基金会财务部门、档案管理相关人员及各相关部门均应严格遵守。
第二章 会计档案的归档范围
第五条 会计凭证类：原始凭证（包括捐赠票据、发票、银行回单、审批单、合同协议等）、记账凭证、汇总凭证及其他会计凭证。
第六条 会计账簿类：总账、明细账、日记账（现金日记账、银行存款日记账）、固定资产卡片、辅助账簿及其他会计账簿。
第七条 财务会计报告类：月度、季度、半年度、年度财务会计报告，包括资产负债表、业务活动表、现金流量表、附注及财务情况说明书等；基金会经费收支预算、决算报告；慈善项目资金专项收支报告等。
第八条 其他会计资料类：银行存款余额调节表、银行对账单；会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书；纳税申报资料、税务备案文件；捐赠资金管理台账、慈善项目资金核算资料；财务审计报告（年度审计、专项审计、换届 / 清算审计等）；会计电算化系统操作日志、数据备份资料；其他具有保存价值的会计资料。
第九条 电子会计档案类：以电子形式存储的上述各类会计资料，包括电子凭证、电子账簿、电子财务报告、电子备份数据等，且需满足电子档案的真实性、完整性、可用性、安全性要求。
第三章 会计档案的整理与立卷
第十条 基金会财务部门为会计档案形成的责任部门，会计人员负责会计档案的日常收集、整理工作，出纳人员配合做好相关凭证、单据的传递和归集，确保会计资料的完整无缺。
第十一条 会计档案整理遵循分类规范、装订整齐、标注清晰的要求，按照归档范围和类别，以 “年度 — 类别” 为基本单位进行立卷，具体要求：
1.会计凭证：按月整理装订，装订前检查凭证附件是否齐全、编号是否连续，装订后在凭证封面注明基金会名称、凭证所属年度、月份、凭证起止号、装订人等信息，加装封角。
2.会计账簿：年度终了后，对总账、明细账、日记账等进行结账、对账，整理成册并装订，账簿封面注明基金会名称、账簿名称、所属年度，扉页附账簿启用表、科目目录，填写记账人员、复核人员、负责人信息并签字盖章。
3.财务会计报告：按年度、季度、月度分类整理，装订成册，封面注明报告类型、所属期间、编制单位、编制日期，由编制人、复核人、负责人签字盖章，并附相关审计报告、附注说明等资料。
4.其他会计资料：按类别、年度整理，单独立卷装订，标注资料名称、形成时间、份数、页数等信息，做到条理清晰、易于查阅。
第十二条 电子会计档案的整理：对电子会计资料进行分类存储，建立电子档案目录，标注文件名称、形成时间、存储路径、格式、责任人等信息，定期对电子数据进行校验，确保数据无损坏、无篡改。
第十三条 会计档案立卷完成后，编制《会计档案保管清册》，详细记录档案编号、名称、类别、形成时间、份数、页数、保管期限、立卷人、保管人等信息，做到账册相符、有据可查。
第四章 会计档案的保管与移交
第十四条 基金会保证会计档案保管环境符合安全要求；做好防病毒、防泄露、防丢失措施，定期进行备份。
第十五条 会计档案的保管期限分为永久保管和定期保管，定期保管期限分为 10 年、30 年，具体按照《会计档案管理办法》及国家相关规定执行，其中：
1.永久保管：年度财务会计报告、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书；基金会换届、更换法定代表人、清算的财务审计报告；捐赠资金重大项目核算资料等。
2.保管期限 30年：会计凭证、会计账簿（总账、明细账、日记账、辅助账簿等）、会计档案移交清册。
3.保管期限 10 年：月度、季度、半年度财务会计报告；银行存款余额调节表、银行对账单；纳税申报资料；慈善项目日常专项收支资料等。
第十六条 会计档案的日常保管由基金会财务部门指定专职档案保管人员负责，保管人员应具备良好的职业道德和档案管理知识，熟悉会计档案内容，严格履行保管职责；保管人员岗位变动时，需办理完整的交接手续。
第十七条 年度终了后，财务部门应在次年 3 月底前完成上一年度会计档案的整理、立卷工作，按照《会计档案保管清册》，逐一清点档案数量、检查档案完整性。
第十八条 会计档案保管期间，严禁涂改、伪造、损毁、丢失档案；对破损、变质的会计档案，应及时采取修补、复制等补救措施，确保档案内容完整。
第四章 会计档案的销毁
第十九条 基金会成立会计档案鉴定小组，负责对已到保管期限的会计档案进行鉴定，鉴定小组由理事长或秘书长任组长，成员包括财务部门、档案管理部门、监事会相关人员，必要时可邀请外部专业机构（如会计师事务所）参与。
第二十条 会计档案鉴定工作应在会计档案达到保管期限后及时开展；鉴定小组对会计档案的保存价值、保管期限进行审核，形成《会计档案鉴定意见书》，明确档案是否继续保管、销毁或延长保管期限，鉴定小组成员在意见书上签字盖章。 1. 经鉴定仍具有保存价值的会计档案，应重新确定保管期限，继续保管，并更新《会计档案保管清册》。 2. 经鉴定无保存价值的会计档案，按规定程序办理销毁手续。
第二十一条 销毁会计档案前，财务部门和档案管理部门根据《会计档案鉴定意见书》，编制《会计档案销毁清册》，详细记录销毁档案的编号、名称、类别、形成时间、份数、页数、保管期限、鉴定意见、销毁原因等信息，由鉴定小组组长、财务部门负责人、档案保管人员签字盖章。
第二十二条 销毁会计档案，需经基金会理事会审议通过，报业务主管单位（江苏省残疾人联合会）和登记管理机关（江苏省民政厅）备案后，方可组织实施。
第二十三条 会计档案销毁时，基金会指定 2 名以上专人负责监销，监销人员包括财务部门、监事会相关人员；监销人员在销毁前，需再次核对《会计档案销毁清册》，确认档案数量、内容无误后，方可进行销毁；销毁后，监销人员在清册上签字盖章，注明销毁日期、销毁方式、监销人信息，《会计档案销毁清册》永久保管。
第二十四条 不得销毁的会计档案： 1.保管期满但未结清的债权债务会计凭证和涉及其他未了事项的会计凭证，应单独抽出立卷，继续保管至未了事项完结为止。 2.涉及基金会慈善项目未完成、捐赠协议未履行完毕的会计资料。 3.正在接受审计、调查的会计档案。 4.国家有关部门规定不得销毁的其他会计档案。
第二十五条 电子会计档案的销毁，需先删除电子数据和存储介质中的相关内容，做好销毁记录，确保电子档案彻底销毁，无恢复可能；存储过电子会计档案的介质，不得随意丢弃，需按规定进行销毁或报废处理。
第五章 会计档案的交接与管理责任
第二十六条 基金会发生分立、合并、终止等情形时，会计档案应按基金会章程及国家相关规定移交至承接其慈善业务的组织或苏州市残疾人联合会联指定的单位，办理完整的移交手续，确保会计档案不流失。
第二十七条 基金会财务部门是会计档案管理的第一责任部门，对会计档案的形成、整理、立卷的真实性、完整性负责；各查阅、使用人员对会计档案的合规使用、完好归还负责。
第六章 罚则
第二十八条 工作人员违反本制度规定，有下列行为之一的，基金会给予批评教育、责令限期整改；情节严重的，按基金会内部管理制度给予相应处分；造成基金会经济损失或名誉损害的，依法追究赔偿责任；构成犯罪的，移交司法机关追究刑事责任： 1.未按规定收集、整理、立卷会计档案，导致会计资料残缺、丢失的。 2.未按规定保管会计档案，造成档案损毁、霉变、被盗、丢失的。 3.擅自涂改、伪造、拆封、抽取会计档案的。 4.未履行审批手续，擅自查阅、复制、传递、带出会计档案的。 5.泄露会计档案中的保密信息（如捐赠人信息、核心财务数据等）的。 6.未按规定程序鉴定、销毁会计档案，或擅自销毁应当保存的会计档案的。 7.会计档案交接时未按规定办理交接手续，导致档案流失的。 8.其他违反本制度及国家相关法规的行为。
第七章 附则
第二十九条 本制度未尽事宜，按照《中华人民共和国档案法》《会计档案管理办法》《民间非营利组织会计制度》《基金会管理条例》及基金会章程等相关规定执行。
第三十条 本制度由苏州市残疾人福利基金会理事会负责解释。
第三十一条 本制度经苏州市残疾人福利基金会三届四次理事会修改通过后执行。